RPA – 5 aandachtspunten

RPABeste lezers,

Recentelijk hadden wij de grote eer, en het nog grotere genoegen, om in de context van een Plato-sessie een frisse duik te nemen in de wereld van Robotic Process Automation.

“RPA” in de volksmond:

“RPA betekent dat repetitieve handelingen door middel van software worden geautomatiseerd. Iedereen kent wel situaties van collega’s die dag-in, dag-uit dezelfde handelingen doen achter een computer. Inloggen, verwerken en schakelen tussen verschillende systemen. Veelal om data van het ene systeem in het andere systeem te krijgen, en te verwerken.” (link)

Het deed me aanvankelijk aan de Excel-macro’s van vroeger denken, maar nu toegepast op een veel breder palet van applicaties en systemen, en toegepast op veel complexere series van handelingen.

Vroeger dacht ik dat RPA te maken had met robot-achtige figuurtjes die je moest sommeren om X dan wel Y te doen, die dan weg gingen, en een tijdje later kwam melden: “Dear Peter, the deed has been done”. Niet dus. RPA is dus eerder een software-pakket, dat je moet configureren om repetitieve processen uit te voeren.

Zo.

En wij hadden dus het genoegen om, te gast bij Randstad Group Belgium en Ausy Group Belgium (beiden van de Randstad Group) te bekijken hoe dat nu precies in zijn werk gaat.

Het werd een heel leerzame avond!

Eerst en vooral, heeft RPA heel grote voordelen:

  • Snelheid – wanneer een robot taken uitvoert, is hij niet altijd sneller dan een mens, bv. als moet gewacht worden op een website om daar data op te pikken, dan wachten robot en mens even lang, maar robots werken natuurlijk 24 uur per dag, en 7 dagen per week. Voorbereidende taken kunnen natuurlijk al vóór de kantooruren klaargezet worden.
  • Kwaliteit – een robot werkt op basis van een besturingssysteem die logica en business rules bepaalt. Daarom maakt een robot (bijna) geen fouten, tenzij er iets in de bronsystemen verandert, natuurlijk.
  • Flexibiliteit – robots zijn perfect in staat om mee te bewegen met piekperiodes en dat zorgt ervoor dat organisaties veel eenvoudiger kunnen meebewegen met de drukte in de markt.
  • Schaalbaar – robots kunnen worden hergebruikt. Hierdoor kunnen zij snel gecombineerd worden tot nieuwe robots. Veel organisaties bouwen een bibliotheek van robots en robot onderdelen. Zo hergebruik je componenten die je al hebt en win je tijd.

Dit zijn de voornaamste aandachtspunten die ik heb genoteerd:

1. Eerst en vooral is er de waarom-vraag.

Als je in je organisatie zou zeggen: “Goed nieuws, collega’s! Wij hebben hier vandaag 100 medewerkers in de organisatie, en dankzij RPA gaan we er 40 kunnen ontslaan”, dan bestaat de kans dat aandeelhouders de champagne alvast ontkurken, maar het enthousiasme om mee de schouders onder dit project te zetten, zal vermoedelijk toch aan de magere kant zijn.

Zoals Kenneth het uitlegde, bij Randstad Group Belgium werd doelbewust niet op cost cutting & headcount reduction ingezet. Het doel was om in zoveel mogelijk jobs het repetitieve gedeelte te elimineren, en meer tijd en ruimte te maken voor andere taken, met een grotere toegevoegde waarde. Als RPA de saaie handelingen overneemt, dan kan je je méér focussen op wat echt telt, bv. waarde creëren voor de klanten.

Met focus & groei in RPA, kan een onderneming tevens ook investeren in extra competenties voor de eigen medewerkers, wat in een snel veranderende wereld van groot belang is.

2. Dit doe je best zelf.

In plaats van 100% op (IT) consultants te vertrouwen, ga je best zelf aan de slag. Mits enkele dagen opleiding, kan je zelf eenvoudige routines programmeren, en vervolgens: al doende leert men.

Als je eerst aan een (IT) consultant moet uitleggen hoe je job er precies uit ziet, wat je precies doet, en hoe de procedure zou moet werken, dan is de kans groot dat dat uiteindelijk toch niet helemaal werkt zoals gepland, en dan heb je rework, extra kosten, frustraties, etc.

3. Het olievlek-principe:

Eens dit vlot in één team werkt, en de voordelen (tijdwinst, ec.) worden zichtbaar, dan kan je – geheel vrijblijvend – aan andere teams laten zien hoe dit werk, hoe je dit best kan aanpakken, etc., en dan kan er met een train the trainer-aanpak worden gewerkt. Bij Randstad Group Belgium, wordt dit het waterlelie-model genoemd.

4. Applicaties.

Er zijn verschillende type systemen op de markt. Sommige zijn low end, én ook erg goed. Voor weinig geld heb je dan een RPA-tool die best veel kan.

In grote ondernemingen kiest men vaak voor een groter pakket, met duurdere licenties, maar dus ook met meer mogelijkheden.

Hier lees je meer over de valkuilen: “7 Valkuilen die een RPA-leverancier u misschien niet vertelt”. Hier lezen we daar vooral moet gekeken worden naar de insteek: bedoeld voor programmeurs, of bruikbaar voor en door eindgebruikers? :

“Als voor de inzet van RPA software veel geprogrammeerd moet worden, gaat u niet de volledige voordelen van automatisering realiseren die u verwacht te ervaren. Helaas zijn sommige RPA design omgevingen alleen bedoeld voor ontwikkelaars. Ga op zoek naar een RPA oplossing waarbij software robots via een grafische interface geconfigureerd kunnen worden. Als u toch een RPA oplossing kiest waarvoor geprogrammeerd dient te worden, verliest u hiermee de voordelen van het snel en eenvoudig in elkaar klikken van een robot”

5. Exception handling

Dit werd door Kenneth enkele keren herhaald: exception handling is belangrijk. Een robot voert enkel instructies uit, en dat kan natuurlijk fout gaan, bv. als er iets veranderd is in het bronsysteem. Dat moet je dan goed zien op te vangen. Dit element ging ook met enige discussie gepaard: wanneer bouw je tussen twee IT-systemen nu best een interface, API, middleware, en dies meer, en wanneer is het gewoon sneller om met RPA een robot-user te laten inloggen op de verschillende systemen?

Stof tot discussie, zo bleek 🙂

Een kritische vraagstelling hierbij is natuurlijk of RPA ons al té gemakzuchtig maakt? Want als je vandaag een slecht, klantonvriendelijk proces hebt, dan kan je dat met RPA wel proberen te automatiseren, aan het einde van rit blijft dat dan toch gewoon een slecht & klantonvriendelijk proces, dat alleen iets minder moeite kost 🙂

Zo.

Aan het einde van de sessie was het voor iedereen wel duidelijk dat RPA voor zowat elke organisatie veel potentieel heeft, want in élke organisatie heb je wel een truckload aan manuele processen?

Wat de sessie zo leuk maakte was dat Kenneth op een kwartiertje tijd kon laten zien hoe je in de praktijk een eenvoudige procedure kan samenstellen en uitvoeren.

Toen zag je iedereen denken: “Waw. Dat zou ik ook nog kunnen”.

En vervolgens: “Waw. Daar kunnen wij uren tijd mee besparen” !

Met vriendelijke groeten,

Peter

 

 

 

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s